Перейти к содержимому
Связаться
Главная/Решения/Документооборот и бизнес-процессы
Решение · Документы и бизнес-процессы

Документооборот и бизнес-процессы

Автоматизируем работу с документами, договорами, согласованиями и поручениями. Выстраиваем маршруты корпоративных процессов и связываем документооборот с учетными и другими информационными системами.

ДокументыДоговорыСогласованияБизнес-процессы
Изометрическая схема документооборота: ядро системы, документы, договоры, согласования, поручения, бизнес-процессы и обмен с учетными системами
Когда требуется Единый контур Что автоматизируем Договоры Бизнес-процессы Интеграции Как реализуем
Жизненный цикл документа

От создания документа до исполнения решения

01Создание или получениеПроект документа или входящий
02РегистрацияКарточка, реквизиты, связи
03Маршрут согласованияУчастники и правила
04ПодписаниеУтверждение и подпись
05Исполнение и порученияОтветственные и результат
06Хранение и поискВерсии, связи, архив
07Контроль сроковСтатусы и отклонения
Документ становится частью процесса, а не отдельным файлом. В системе сохраняются его статус, участники, история согласований, связанные задачи и результат исполнения.
Когда требуется решение

Когда документы начинают тормозить процессы

Согласования идут по почте и в мессенджерах

Непонятно, у кого находится документ, кто уже согласовал его и почему процесс остановился.

Сложно контролировать договоры

Версии, комментарии, сроки, согласования и связанные документы находятся в разных местах.

Поручения теряются после совещаний и переписки

Нет единого контроля сроков, ответственных и результатов исполнения.

Одни и те же данные вводятся в нескольких системах

Документ создается в одной системе, согласуется в другой, а результат приходится переносить вручную.

Как работает единый контур

От создания документа до исполнения решения

Документ становится частью процесса, а не отдельным файлом. В системе сохраняются его статус, участники, история согласований, связанные задачи и результат исполнения.

→ → → → → →
Создание или получение

Проект документа готовится в системе или поступает извне — по каналам ЭДО, электронной почте или из смежных систем.

Регистрация

Документ получает карточку, реквизиты, номер и связи с другими документами и процессами.

Маршрут согласования

Последовательные и параллельные маршруты, правила согласования, участники и сроки.

Подписание и утверждение

Утверждение ответственными лицами и подписание, в том числе электронное.

Исполнение и поручения

По документу или решению создаются задачи с ответственными, сроками и требуемым результатом.

Хранение и поиск

Версии, история изменений, связанные документы и быстрый поиск по реквизитам и содержанию.

Контроль сроков и статусов

Видно, на каком этапе находится документ, кто задерживает процесс и какие сроки нарушены.

Обратная связь: результат исполнения и контроль сроков → уточнение маршрутов и правил согласования
Что автоматизируем

Ключевые задачи

Документы

Регистрация, хранение, версии, поиск, связи между документами и контроль жизненного цикла.

Договоры

Подготовка, согласование, версии, сроки действия, обязательства и связанные документы.

Согласования

Последовательные и параллельные маршруты, правила согласования, сроки и контроль отклонений.

Поручения

Постановка задач по документам и решениям, ответственные, сроки и контроль исполнения.

Корпоративные процессы

Маршруты обработки заявок, документов и решений между подразделениями.

Интеграции

Связь документооборота с ERP, бухгалтерией, ЗУП, CRM, корпоративным порталом и другими системами.

Договоры и согласования

Понятно, где находится договор и что мешает его согласовать

Выстраиваем единый процесс от подготовки проекта договора до согласования, подписания и дальнейшего контроля.

➔тип договора и маршрут согласования
➔участников и зоны ответственности
➔версии и замечания
➔сроки согласования
➔связанные документы
➔статус исполнения
→ → → → →
Инициирование

Потребность в договоре фиксируется в системе с указанием инициатора и предмета.

Подготовка

Проект договора готовится по шаблону, с версиями и замечаниями участников.

Согласование

Маршрут зависит от типа договора, суммы и зон ответственности подразделений.

Подписание

Утверждение и подписание, включая электронный обмен с контрагентом.

Исполнение

Договор связан с документами и задачами, которые возникают в ходе исполнения.

Контроль сроков

Сроки действия, продления и контрольные даты остаются под наблюдением.

Финансовые обязательства — отдельный контур

Бюджетное согласование, платежи и контроль обязательств по договорам относятся к финансовому контуру на базе 1С:УХ и 1С:ERP.УХ.

Бизнес-процессы и поручения

Автоматизируем не только документы

Не каждый корпоративный процесс заканчивается согласованием файла. В системе можно выстроить последовательность действий между подразделениями, назначить ответственных и контролировать результат. Например: Заявка → Проверка → Согласование → Исполнение → Закрытие или Решение совещания → Поручение → Исполнение → Контроль.

➔внутренние заявки
➔согласование решений
➔поручения руководства
➔обработка входящей корреспонденции
➔организационно-распорядительные документы
➔процессы между несколькими подразделениями
Интеграции с корпоративными системами

Документооборот не должен становиться еще одной изолированной системой

Определяем, где должен создаваться документ, какая система является источником данных и куда должен возвращаться результат согласования или исполнения.

1С:ERP1С:УХ / 1С:ERP.УХ1С:ЗУПCRM
1С:ДокументооборотИсточники данных и точки возврата результата
Корпоративный порталЭДОДругие внутренние системыЭлектронная подпись
Пример: договор создается в ERP → передается на согласование → результат возвращается в ERP. Интеграция решений 1С →
Как реализуем

От текущих маршрутов к управляемому процессу

Внедрение и развитие решений 1С →
01Обследование

Разбираем типы документов, участников, маршруты, сроки и действующие системы.

02Проектирование

Определяем целевые процессы, роли, правила согласования и интеграции.

03Настройка и интеграции

Настраиваем систему, маршруты, карточки документов и необходимые обмены.

04Запуск и развитие

Проверяем реальные сценарии, переводим пользователей и развиваем процессы после запуска.

На базе 1С:Документооборот

1С:Документооборот

Используем 1С:Документооборот как платформу для работы с документами, согласованиями, поручениями и корпоративными процессами и интегрируем ее с другими системами компании.

Подробнее о 1С:Документооборот →
Связанные решения

Документы сопровождают другие процессы компании

→Корпоративные финансы

Согласование финансовых решений, обязательств и платежных процессов.

Открыть направление →
→Кадровый и расчетный контур

Кадровые документы, КЭДО и процессы взаимодействия с сотрудниками.

Открыть направление →
→Закупки и управление запасами

Закупочные процессы, договоры и взаимодействие с поставщиками.

Открыть направление →
Следующий шаг

Разберем текущий процесс работы с документами

Покажите, как сегодня создаются, согласуются и исполняются документы и поручения. Определим основные разрывы и предложим следующий шаг по автоматизации.

Позвонить+7 (812) 775-75-57 Написать на e-mailinfo@awarus.ru
CRM-форма появится здесь
Мы используем файлы Cookie для улучшения работы, персонализации и повышения удобства пользования нашим сайтом. Продолжая посещать сайт, вы соглашаетесь на использование нами файлов Cookie.